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加强办公室档案管理工作的措施
信息来源:《少年素质教育报》官方网站 发表时间: 2019-10-7 阅读数:47

加强办公室档案管理工作的措施

张晓花

摘要:档案管理工作作为办公室工作的重要组成部分,可为办公室工作顺利开展发挥纽带作用,提供有力支撑,体现了办公室工作的服务能力和水平。本文针对办公室档案管理工作中存在的问题,阐述了如何采取相应措施,加强办公室档案管理工作的认识。

关键词:办公室档案管理工作措施

档案管理工作作为办公室工作的重要组成部分,为办公室工作顺利开展发挥着纽带作用,提供着有力支撑,体现了办公室工作的服务能力和水平。办公室档案管理工作直接关系单位各项工作的顺利开展以及各部门之间的沟通和交流,通过加强办公室档案管理工作,可有效增强单位的凝聚力,保证各项工作的顺利开展。

目前,办公室档案管理工作中存在一些突出问题。一是档案管理的方式较为落后,依然采用传统的档案管理方式和手段,导致档案管理工作的低效率,需要投人较多的人力资源。二是档案管理人员的综合素质较低,缺乏系统的档案管理专业知识和技能,在对档案信息进行整理归档或保存过程中缺乏规范性,易造成信息的不全面,以及档案信息丢失等现象。三是思想观念较为滞后,导致对档案管理工作缺乏重视,不能充分发挥档案应有的作用及价值等。

就此,笔者认为应采取以下措施,加强办公室档案管理工作。

1、要转变观念,提高对档案管理工作重要性的认识

为加强办公室档案管理工作,需转变观念、加强认识,将档案管理工作放在重要位置,把档案工作的重要作用和意义展现出来。比如,教育局或一定规模的学校要成立相关管理部门,安排专门的档案管理人员,重视档案管理工作的系统化、专业化、标准化建设,并注重提升档案管理人员的综合素质。

2、要创新档案管理方式方法,借助信息技术推进档案管理工作

在互联网的大背景下,应借助信息技术有效提升档案管理水平和效率。通过创新方式方法,减少人力的投人,避免不必要的支出,提高档案管理效率和质量。

3、要建立相关服务评价及反馈机制,完善奖惩机制

档案管理工作的开展是为单位的发展服务的,因此需要及时了解档案管理工作存在的不足,建立相关的服务评价及反馈机制,完善奖惩机制,以提高办公室档案管理人员的工作积极性,保证档案管理工作向规范化、标准化方向发展。

4、要加强职业培训,提高档案管理人员职业素养

办公室档案管理工作人员需具备较高的职业素养,有必要对其进行职业培训,提高档案管理人员的职业素养。一方面,确保培训的多样化,让档案管理人员系统了解档案管理工作流程涉及的相关内容;另一方面,要注重实践锻炼,理论联系实际,提高档案管理人员档案管理能力和水平。另外,由于档案管理涉及个人隐私,因此在职业培训的过程中还应加强职业道德培训,提高档案管理人员的职业道德素养,避免档案信息泄露,确保档案管理的科学性、安全性和保密性。

5、加强专业技能培训,提高工作效率

为进一步提升档案管理人员的业务水平,使档案管理更加科学化、现代化、规范化,需开展各类专业技能培训。通过专业技能培训,使档案管理人员掌握档案的录人和查询方法,明确格式要求和划分保管期限,确定卷件、编页、装订、加盖归档章等方面的操作规程。通过培训,巩固他们的档案管理知识,加深对档案管理流程操作规范的把握,增强档案安全保护意识,全面提升档案管理水平和效率。在此基础上,记录好单位各种档案资料,为单位发展和人员岗位变动提供有力的佐证材料。

6、加强档案管理工作宣传力度,营造良好协作氛围

由力、公室提供材料,将档案管理工作中存在的问题、要求向全员宣讲,宣传档案的作用及重要性,营造良好协作氛围,充分发挥档案管理工作的作用。

 

 

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